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कम्प्यूटरीकृत लेखांकन वातावरण की विशेषताएं
कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली एक ऐसा सॉफ्टवेयर है जो व्यवसायों को उच्च दक्षता, गति और बेहतर सटीकता के साथ बड़े वित्तीय लेनदेन, डेटा, रिपोर्ट और विवरणों का प्रबंधन करने में मदद करता है। बेहतर गुणवत्ता वाला काम, कम परिचालन लागत, बेहतर दक्षता, अधिक सटीकता, न्यूनतम त्रुटियाँ कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के कुछ लाभ हैं। आइए कम्प्यूटरीकृत लेखांकन वातावरण के बारे में अधिक जानें।
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन की आवश्यकता
इसकी आवश्यकता व्यावसायिक लेनदेन को संभालने की गति, सटीकता और कम लागत के लाभों से उत्पन्न होती है। साथ ही, इसमें गति और सटीकता के साथ बड़ी संख्या में लेनदेन रिकॉर्ड करने की क्षमता है यह अपनी गति और सटीकता के कारण त्वरित और गुणवत्तापूर्ण रिपोर्टिंग की अनुमति देता है ।
मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम में अकाउंटिंग रिकॉर्ड और वाउचर रखने के लिए बड़े स्टोरेज की आवश्यकता होती है | वाउचर और दस्तावेजो के साथ – साथ किताबो और स्टेशनरी और अकाउंटिंग की किताबो की आवश्यकता लेन – देन की मात्रा पर निर्भर करती है |
कागजी कार्रवाई को कम करने और बड़ी मात्रा में लेखा पुस्तकों से छुटकारा पाने की आवश्यकता है। यह कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली की मदद से हासिल किया जा सकता है।
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन वातावरण की विशेषताएं
यह लेखा प्रणाली और संस्थाओं के बीच इसकी जागरूकता वर्तमान परिवेश में एक आवश्यकता बन गई है । किसी भी क्षेत्र और आकार के व्यवसाय मैन्युअल रूप से खातों को बनाए रखने की प्रथा से हट रहे हैं। मैन्युअल प्रक्रिया अधिक समय लेने वाली है और मानवीय त्रुटि के संपर्क में है।
पारंपरिक प्रणाली में डेटा का भंडारण और पुनर्प्राप्ति तथा रिपोर्ट तैयार करना वास्तविक समय में सुनिश्चित नहीं किया जा सकता। कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणालियों में बदलाव की आवश्यकता है। उन्होंने व्यवसाय को वित्तीय प्रदर्शन की सटीक जानकारी पेश करने का अधिकार दिया है।
- सरल और एकीकृत:यह सभी व्यावसायिक गतिविधियों को स्वचालित और एकीकृत करके सभी व्यवसायों की मदद करता है। ऐसी गतिविधियाँ बिक्री, वित्त, खरीद, इन्वेंट्री और विनिर्माण आदि हो सकती हैं। यह आसानी से उपयोग करने योग्य रूप में सटीक और अद्यतित व्यावसायिक जानकारी की व्यवस्था की सुविधा भी देता है।
- सटीकता और गति:कम्प्यूटरीकृत लेखांकन में उपयोगकर्ताओं के लिए अनुकूलित टेम्पलेट हैं जो तेज़ और सटीक डेटा प्रविष्टि की अनुमति देते हैं। इस प्रकार, लेन-देन रिकॉर्ड करने के बाद यह स्वचालित रूप से जानकारी और रिपोर्ट तैयार करता है।
- मापनीयता:इसमें व्यवसाय की बदलती मात्रा के साथ लेनदेन को रिकॉर्ड करने की लचीलापन है।
- त्वरित रिपोर्टिंग:यह उच्च गति और सटीकता के कारण वास्तविक समय में गुणवत्तापूर्ण रिपोर्ट तैयार कर सकता है।
- सुरक्षा:पारंपरिक लेखांकन प्रणाली की तुलना में सुरक्षित डेटा और सूचना को गोपनीय रखा जा सकता है।
- त्वरित निर्णय लेना:यह प्रणाली वास्तविक समय में व्यापक एमआईएस रिपोर्ट तैयार करती है और तुरन्त पूर्ण एवं महत्वपूर्ण जानकारी तक पहुंच सुनिश्चित करती है।
- विश्वसनीयता:यह रिपोर्ट को स्थिरता और सटीकता के साथ तैयार करता है। त्रुटियों को न्यूनतम करने से सिस्टम अधिक विश्वसनीय बनता है।
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के लाभ
- बेहतर गुणवत्ता वाला कार्य:कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के उपयोग से तैयार किए गए खाते आमतौर पर एक समान, साफ-सुथरे, सटीक और मैनुअल कार्य की तुलना में अधिक सुपाठ्य होते हैं।
- कम परिचालन लागत:कंप्यूटर एक विश्वसनीय और समय बचाने वाला उपकरण है। कम्प्यूटरीकृत प्रणाली की मदद से किए जाने वाले काम की मात्रा में बचत होती है और परिचालन लागत कम होती है इस प्रणाली को कुल परिचालन लागत पारंपरिक प्रणाली की तुलना में कम है।
- दक्षता में सुधार:यह प्रणाली पारंपरिक प्रणाली की तुलना में अधिक कुशल है। कंप्यूटर रिकॉर्ड और खातों को तैयार करने में गति और सटीकता सुनिश्चित करता है और इस प्रकार, कर्मचारियों की दक्षता बढ़ाता है।
- बेहतर नियंत्रण की सुविधा:प्रबंधन के दृष्टिकोण से, लेखांकन में कंप्यूटर के उपयोग से अधिक नियंत्रण संभव है और अधिक जानकारी उपलब्ध हो सकती है। यह लेखांकन रिकॉर्ड में कुशल प्रदर्शन सुनिश्चित करता है।
- अधिक सटीकता:कम्प्यूटरीकृत लेखांकन लेखांकन अभिलेखों और विवरणों में सटीकता सुनिश्चित करता है। यह अभिलेखों में लिपिकीय त्रुटियों और चूक को रोकता है।
- एकरसता से छुटकारा:कम्प्यूटरीकृत लेखांकन, बार-बार दोहराए जाने वाले लेखांकन कार्यों की एकरसता को कम करता है। जो थकाऊ और समय लेने वाले होते हैं।
- मानकीकरण को सुगम बनाता है: कम्प्यूटरीकृत लेखांकन, लेखांकन दिनचर्या और प्रक्रियाओं का मानकीकरण प्रदान करता है। इसलिए, यह लेखांकन अभिलेखों में मानकीकरण सुनिश्चित करता है।
- गणितीय त्रुटियों को न्यूनतम करना:कंप्यूटर के साथ गणितीय कार्य करते समय, त्रुटियां लगभग समाप्त हो जाती हैं, जब तक कि सिस्टम में डेटा अनुचित तरीके से दर्ज न किया गया हो |
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन की महत्वपूर्ण विशेषताएं:-
- सरल एवं एकीकृत
- सटीकता और गति
- अनुमापकता
- सुरक्षा
- विश्वसनीयता