एक्सेल में डेटा विश्लेषण का उपयोग कैसे करें

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एक्सेल में डेटा विश्लेषण का उपयोग कैसे करें

चार्ट

ग्राफ़िक्स के साथ कथा प्रस्तुत करने की एक और बेहतरीन तकनीक चार्ट है। वे डेटा को सारांशित करते हैं ताकि डेटा सेट को समझना और उसका विश्लेषण करना आसान हो। एक्सेल अपनी संख्याओं को व्यवस्थित करने और गणना करने की क्षमता के लिए प्रसिद्ध है। चार्ट तथ्यों के किसी भी सेट का ग्राफ़िकल चित्रण है। चार्ट डेटा का एक दृश्य चित्रण है जो डेटा का प्रतिनिधित्व करने के लिए बार चार्ट में बार या लाइन चार्ट में लाइनों जैसे प्रतीकों का उपयोग करता है। एक्सेल कई प्रकार के चार्ट प्रदान करता है जिनमें से चुनना है, या आप अपने डेटा के अनुरूप चार्ट की जांच करने और उनमें से एक का चयन करने के लिए एक्सेल अनुशंसित चार्ट विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।

एक्सेल चार्ट रिपोर्ट के एक या कुछ घटकों पर जोर देकर डेटा विश्लेषण में सहायता करने के लिए बहुत बढ़िया हैं। हम उस समय जो कहानी बताने का प्रयास कर रहे हैं, उसमें से अनावश्यक “शोर” को फ़िल्टर करने के लिए एक्सेल चार्ट का उपयोग कर सकते हैं और इसके बजाय डेटा के सबसे महत्वपूर्ण बिट्स पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। इन्सर्ट टैब पर नेविगेट करके और चार्ट कमांड समूह का चयन करके, आप पाई, लाइन, कॉलम या बार चार्ट जल्दी से बना सकते हैं। इन मूलभूत चार्ट को बनाने की प्रक्रिया

चरण 1: डेटा रेंज चुनें.

चरण 2: सम्मिलित करें > (आइकन से वांछित चार्ट प्रकार चुनें) का चयन करें।

चरण 3: आवश्यकतानुसार, सम्मिलित चार्ट को संशोधित करें।

सशर्त स्वरूपण

सशर्त स्वरूपण आपके डेटा में पैटर्न और रुझानों को हाइलाइट करने में सहायता कर सकता है। ऐसे नियम बनाएँ जो इसका उपयोग करने के लिए उनके मानों के आधार पर कोशिकाओं के प्रारूप को परिभाषित करते हैं। सशर्त स्वरूपण कोशिकाओं की एक श्रेणी (या तो चयन या नामित श्रेणी), एक एक्सेल तालिका और यहां तक ​​कि विंडोज के लिए एक्सेल में एक पिवटटेबल रिपोर्ट पर भी लागू किया जा सकता है। सशर्त स्वरूपण करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 1: होम टैब पर सशर्त स्वरूपण पर क्लिक करें। निम्न में से कोई एक कार्य करें:

1. यदि आप अलग-अलग सेल में मान बदलना चाहते हैं, तो ऐसा करें। हाइलाइट सेल नियम या टॉप/बॉटम नियम चुनें, और फिर अपनी ज़रूरतों के हिसाब से विकल्प चुनें। यदि आप इस सप्ताह के बाद की तारीखों, 50 से 100 के बीच की संख्याओं या स्कोर के सबसे कम 10% को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो हाइलाइट सेल नियम चुनें।
2. सेल के रंग की तीव्रता को दर्शाने वाला एक रंग पैमाना, जो रेंज के शीर्ष या निचले भाग में मान के स्थान के अनुरूप होता है, सेल रेंज में मानों के बीच संबंधों पर जोर देता है। क्षेत्रों के बीच बिक्री वितरण इसका एक उदाहरण है। रंग स्केल पर पॉइंट करें और फिर इच्छित स्केल पर क्लिक करें।
3. सेल रेंज में मानों के संबंध पर जोर देने के लिए, डेटा बार पर इंगित करें और फिर वांछित भरण पर क्लिक करें। यह सेल में एक रंगीन बैंड बनाता है। प्रमुख शहरों में मूल्य या जनसंख्या तुलना दो उदाहरण हैं।
4. तीन से पांच मानों वाले सेल रेंज को हाइलाइट करने के लिए, जिनमें से प्रत्येक की अपनी सीमा होती है, आइकन सेट पर पॉइंट करें और फिर किसी सेट पर क्लिक करें। उदाहरण के लिए, आप $80,000, $60,000 और $40,000 से कम की बिक्री वाले सेल पर ज़ोर देने के लिए तीन आइकन के सेट का उपयोग कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप ऑटो को 5-पॉइंट रेटिंग सिस्टम असाइन कर सकते हैं और पाँच आइकन के सेट का उपयोग कर सकते हैं।

एक्सेल में डेटा विश्लेषण के तरीके

CONCATENATE

=CONCATENATE डेटा विश्लेषण के लिए सबसे सरल लेकिन सबसे शक्तिशाली फ़ार्मुलों में से एक है। कई सेल से टेक्स्ट, नंबर, दिनांक और अन्य डेटा को एक में जोड़ा जा सकता है। यह API एंडपॉइंट, उत्पाद SKU और जावा क्वेरी उत्पन्न करने के लिए एक शानदार तरीका है।

सूत्र:

=CONCATENATE(उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप मर्ज करना चाहते हैं)

लेन

=LEN किसी दिए गए सेल में वर्णों की संख्या को तेज़ी से लौटाता है। जैसा कि ऊपर दिए गए उदाहरण में देखा गया है, =LEN फ़ॉर्मूले का उपयोग किसी सेल में वर्णों की संख्या निर्धारित करने के लिए किया जा सकता है ताकि दो प्रकार के उत्पाद स्टॉक कीपिंग यूनिट (SKU) में अंतर किया जा सके। LEN विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब अलग-अलग विशिष्ट पहचानकर्ताओं (UID) के बीच अंतर करने का प्रयास किया जाता है, जो कभी-कभी लंबे होते हैं और सही क्रम में नहीं होते हैं।

सूत्र:

=LEN(सेल का चयन करें)

काट-छांट करना

शब्दों के बीच एकल रिक्त स्थान को छोड़कर, यह अद्भुत फ़ंक्शन किसी सेल से सभी रिक्त स्थान हटा देगा। इस फ़ंक्शन का सबसे ज़्यादा इस्तेमाल अंतिम रिक्त स्थान को हटाने के लिए किया जाता है। यह तब होता है जब सामग्री किसी दूसरे स्रोत से कॉपी की जाती है या जब उपयोगकर्ता टेक्स्ट के अंत में रिक्त स्थान दर्ज करते हैं।

=TRIM(पाठ का टुकड़ा)

काउंटा 

=COUNTA यह निर्धारित करता है कि कोई सेल खाली है या नहीं। एक डेटा विश्लेषक के रूप में, हर दिन आपको अधूरे डेटा सेट का सामना करना पड़ेगा। COUNTA आपको डेटासेट में किसी भी अंतराल की जांच करने की अनुमति देगा, बिना इसे पुनर्गठित किए।

सूत्र:

=COUNTA(सेल चुनें)

औसत

SUMIFS की तरह AVERAGEIFS भी आपको एक या अधिक पैरामीटर के आधार पर औसत निकालने की अनुमति देता है।

सूत्र:

=AVERAGEIF(चयन सेल, मानदंड, औसत रेंज)

खोजें/खोजें

=FIND/=SEARCH डेटा स्रोत के अंदर विशेष पाठ का पता लगाने के लिए प्रभावी तरीके हैं। दोनों का उल्लेख यहाँ इसलिए किया गया है क्योंकि =FIND केस-सेंसिटिव मिलान देता है, यानी यदि आप “Big” के लिए क्वेरी करते हैं, तो आपको केवल Big=true परिणाम मिलेंगे। हालाँकि, “Big” के लिए =SEARCH, Big या big से मेल खाएगा, जिससे क्वेरी का दायरा बढ़ जाएगा। असामान्यताओं या विशिष्ट पहचानकर्ताओं की तलाश करते समय यह बहुत मददगार होता है।

सूत्र:

=FIND(TEXT,WITHIN TEXT,[START NUMBER]) वैकल्पिक रूप से, =SEARCH(TEXT,WITHIN TEXT,[START NUMBER])

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के साथ डेटा विश्लेषण के प्रकार

छंटाई

स्प्रेडशीट में डेटा सॉर्ट करते समय, आप मानों को तेज़ी से खोजने के लिए डेटा को पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं। डेटा की एक श्रेणी या तालिका को डेटा के एक या अधिक कॉलम पर सॉर्ट करना संभव है। उदाहरण के लिए, आप कर्मियों को पहले विभाग और फिर अंतिम नाम के आधार पर रैंक कर सकते हैं।

फ़िल्टर

आप अपने द्वारा दिए गए मानदंड के आधार पर डेटा के सेट को फ़िल्टर करने के लिए फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। कृपया ध्यान रखें कि यह सुविधा वर्तमान में केवल Microsoft 365 उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है।

सशर्त स्वरूपण

एक्सेल में सशर्त स्वरूपण आपको सेल के मान के आधार पर एक निश्चित रंग के साथ कोशिकाओं को हाइलाइट करने की अनुमति देता है।

चार्ट

एक साधारण एक्सेल ग्राफ़िक सांख्यिकी के एक पृष्ठ से ज़्यादा जानकारी दे सकता है। जैसा कि आप देख सकते हैं, चार्ट बनाना बहुत आसान है।

डेटासेट

डेटासेट एक्सेल वर्कशीट पर निरंतर कोशिकाओं का एक संग्रह है जिसमें विश्लेषण किए जाने वाले डेटा होते हैं। अपने डेटा के साथ Analyse-it को कार्य करने के लिए, आपको एक्सेल वर्कशीट पर डेटा को संरचित करते समय कुछ सरल दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए:

1. शीर्षक में डेटा का पर्याप्त वर्णन होना चाहिए। यदि आप शीर्षक नहीं देते हैं, तो डेटासेट को उसके सेल रेंज द्वारा संदर्भित किया जाता है।
2. कॉन्फ़िगर करने योग्य लेबल वाली हेडर पंक्ति। प्रत्येक चर का एक अलग नाम होना चाहिए। मापन इकाइयों को नाम के बाद कोष्ठक में रखकर लेबल में शामिल किया जा सकता है।
3. प्रत्येक उदाहरण के लिए जानकारी ले जाने वाली पंक्तियाँ। एक्सेल एकमात्र ऐसी चीज़ है जो पंक्तियों की संख्या को सीमित करती है।
4. प्रत्येक चर के लिए डेटा रखने वाले स्तंभ.
5. वैकल्पिक: पहले कॉलम में लेबल सार्थक नाम/पहचानकर्ता के रूप में काम करते हैं।

छंटाई

डेटा को सॉर्ट करना डेटा विश्लेषण का एक बहुत ही महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण हिस्सा है। आप अपने एक्सेल डेटा को कई कॉलम या यहां तक ​​कि एक कॉलम के आधार पर सॉर्ट कर सकते हैं। सॉर्टिंग आरोही या अवरोही क्रम में भी की जाती है।

एक स्तंभ

निम्नलिखित आंकड़ों पर विचार करें:

 

आइए डेटा को इकाइयों के आधार पर क्रमबद्ध करें। ऐसा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

• पहला चरण उस कॉलम में किसी भी सेल पर क्लिक करना है जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
• इसके बाद, आरोही क्रम में सॉर्ट करने के लिए, AZ पर क्लिक करें जो सॉर्ट और फ़िल्टर समूह में डेटा टैब पर पाया जाता है।

 

:

 

एकाधिक कॉलम 

आप अपनी वर्कशीट कई कॉलम पर भी सॉर्ट कर सकते हैं। निम्नलिखित चरणों का पालन करें।

• सॉर्ट पर क्लिक करें जो डेटा टैब पर सॉर्ट और फ़िल्टर समूह में पाया जा सकता है।

 

सॉर्ट संवाद बॉक्स दिखाई देगा.

• उन स्तरों को जोड़ें जिनके आधार पर आप क्रमबद्ध करना चाहते हैं.

 

 

छनन

जब हम विशिष्ट स्थितियों से मेल खाने वाला डेटा प्राप्त करना चाहते हैं तो हम फ़िल्टरिंग का उपयोग करते हैं।

• अपने डेटा के अंदर किसी भी एकल-सेल पर क्लिक करें।
• डेटा टैब > सॉर्ट और फ़िल्टर > फ़िल्टर पर जाएँ
• आप देखेंगे कि स्तंभों में तीर के निशान दिखाई देने लगे हैं।

अब आप अपनी ज़रूरत के अनुसार फ़िल्टर कर सकते हैं।

 

काउंटिफ

COUNTIF  एक बहुत ही सामान्य रूप से प्रयुक्त एक्सेल फंक्शन  है , जिसका उपयोग किसी श्रेणी में उन कक्षों की गणना के लिए किया जाता है जो एक ही शर्त को पूरा करते हैं।

वाक्यविन्यास:

=COUNTIF (रेंज, मानदंड)

उदाहरण:

आइये उन वस्तुओं की गिनती करें जो 100 से अधिक हैं।

SUMIF

एक्सेल SUMIF फ़ंक्शन एकल शर्त को पूरा करने वाले कक्षों का योग लौटाता है।

वाक्यविन्यास:

=SUMIF (रेंज, मानदंड, [sum_range])

उदाहरण:

आइए SUMIF फ़ंक्शन का उपयोग करके उन संख्याओं के आधार पर कोशिकाओं की गणना करें जो मानदंड को पूरा करती हैं।

पिवट टेबल

एक्सेल में पिवट टेबल सबसे ज़्यादा उपयोगी और शक्तिशाली फीचर के रूप में जाने जाते हैं। हम इनका इस्तेमाल टेबल में संग्रहीत डेटा को सारांशित करने में करते हैं। वे महत्वपूर्ण और मूल्यवान तथ्यों को ध्यान में लाने के लिए सांख्यिकी (या “पिवट”) को व्यवस्थित और पुनर्व्यवस्थित करते हैं। यह एक बहुत बड़े डेटा सेट को लेने और आपको आवश्यक प्रासंगिक डेटा को एक स्पष्ट, आसान और प्रबंधनीय तरीके से देखने में मदद करता है।

नमूना डेटा

हम जिस सैंपल डेटा का इस्तेमाल करने जा रहे हैं, उसमें खरीदार की जानकारी के 5 फ़ील्ड के साथ 41 रिकॉर्ड शामिल हैं। यह डेटा पिवट टेबल को समझने के लिए एकदम सही है।

ड्रैग फ़ील्ड्स

प्रत्येक खरीदार द्वारा खरीदी गई कुल वस्तुओं की संख्या जानने के लिए, निम्नलिखित फ़ील्ड को निम्नलिखित क्षेत्रों में खींचें।

• क्रेता क्षेत्र को पंक्ति क्षेत्र में ले जाएँ।
• आइटम फ़ील्ड को मान क्षेत्र में ले जाएँ।

सॉल्वर के साथ क्या-अगर विश्लेषण

क्या अगर विश्लेषण  , सूत्रों के लिए अलग-अलग मान (परिदृश्य) आज़माने के लिए मानों को बदलने की प्रक्रिया है। आप सभी अलग-अलग परिणामों का पता लगाने के लिए एक या कई सूत्रों में मानो के कई अलग – अलग सेट का उपयोग कर सकते है |

क्या-अगर विश्लेषण के लिए एकदम सही, सॉल्वर एक माइक्रोसॉफ्ट  एक्सेल ऐड-इन प्रोग्राम है जो कई स्तरों पर मददगार है। आप इस सुविधा का उपयोग एक सेल में सूत्र के लिए इष्टतम (अधिकतम या न्यूनतम) मान खोजने के लिए कर सकते हैं, जिसे उद्देश्य सेल के रूप में जाना जाता है। यह वर्कशीट पर अन्य सूत्र कोशिकाओं के मूल्यों पर कुछ बाधाओं या सीमाओं के अधीन है।

सॉल्वर कोशिकाओं के एक समूह के साथ काम करता है, जिसे निर्णय चर या बस चर कोशिकाएँ कहा जाता है, जिसका उपयोग उद्देश्य और बाधा कोशिकाओं में सूत्रों की गणना करने में किया जाता है। सॉल्वर बाधा कोशिकाओं की सीमाओं पर काम करने के लिए निर्णय चर कोशिकाओं के मूल्यों को भी समायोजित करता है। इससे उद्देश्य सेल के लिए वांछित परिणाम उत्पन्न करने में मदद मिलती है।

सॉल्वर ऐड-इन सक्रिय करना

• फ़ाइल टैब पर, विकल्प पर क्लिक करें.
• ऐड-इन्स पर जाएं, सॉल्वर ऐड-इन चुनें, और गो बटन पर क्लिक करें।

एक्सेल में सॉल्वर का उपयोग कैसे करें

इस उदाहरण में, हम एक सरल अनुकूलन समस्या का समाधान ढूंढने का प्रयास करेंगे।

समस्या: मान लीजिए आप एक व्यवसाय के मालिक हैं और आप चाहते हैं कि आपकी आय 3000 डॉलर हो।

लक्ष्य: लक्ष्य प्राप्त करने के लिए बेची जाने वाली इकाइयों और प्रति इकाई कीमत की गणना करें।

डेटा विश्लेषण टूलपैक

• फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, विकल्प पर क्लिक करें, और फिर ऐड-इन्स श्रेणी पर क्लिक करें।
• विश्लेषण टूलपैक का चयन करें और गो बटन पर क्लिक करें।
• विश्लेषण टूलपैक की जांच करें और ओके पर क्लिक करें।

वर्णनात्मक आँकड़े

वर्णात्मक सांख्यिकी किसी भी डेटा सेट की मूलभूत ‘जानने योग्य’ जानकारी में से एक है। यह आपको इस बारे में एक विचार देता है:

• माध्य, माध्यिका, बहुलक और परिसर।
• विचरण एवं मानक विचलन.

मान लीजिए हमारे पास किसी बल्लेबाज का पिछले 10 मैचों का स्कोर है। वर्णनात्मक विश्लेषण तैयार करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

• डेटा टैब > विश्लेषण समूह > डेटा विश्लेषण पर जाएं.
• वर्णनात्मक सांख्यिकी का चयन करें और ओके पर क्लिक करें।

निष्कर्ष

इसके साथ ही , हम एक्सेल में डेटा विश्लेषण पर इस लेख के अंत में आ गए हैं । हमने एक्सेल डेटा विश्लेषण के कुछ शक्तिशाली तरीकों और विशेषताओं के कुछ उदाहरण देखे और उन पर काम किया।

बिजनेस एनालिटिक्स विद एक्सेल कोर्स करके शक्तिशाली नए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल कौशल के साथ अपने एनालिटिक्स कैरियर को बढ़ावा दे , जिसमे पावर बीआई प्रशिक्षण शामिल है

यह बिजनेस एनालिस्ट  कोर्स आपको डेटा-संचालित निर्णय लेने में मदद करने के लिए डेटा विश्लेषण और सांख्यिकी की बुनियादी अवधारणाएँ सिखाता है। यह प्रशिक्षण आपको पावर BI से परिचित कराता है और सांख्यिकीय अवधारणाओं में गहराई से उतरता है जो आपको कार्यकारी-स्तरीय डैशबोर्ड का उपयोग करके अपने निष्कर्षों को प्रस्तुत करने के लिए उपलब्ध डेटा से अंतर्दृष्टि तैयार करने में मदद करेगा।

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